1. Introductie
Van Gelder vindt de privacy van haar externe en interne sollicitanten belangrijk. Wanneer een sollicitant solliciteert via de website, rechtstreeks of wordt aangeboden via één van onze vaste intermediairs, verzamelt Van Gelder informatie (persoonsgegevens, CV, motivatiebrief). Deze persoonsgegevens worden door Van Gelder op een eerlijke en wettige wijze gebruikt. Dit betekent dat Van Gelder persoonsgegevens verzamelt en verwerkt conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
2. Werkwijze en doeleinden
In het geval dat Van Gelder werkt met een vaste intermediair, zet Van Gelder daar de vacature uit. De vaste intermediair stuurt hierop passende CV’s door naar de afdeling P&O, waarbij de intermediair ervoor verantwoordelijk is dat de voorgestelde kandidaat op de hoogte is van het feit dat zijn CV naar Van Gelder is gestuurd en daarvoor schriftelijk toestemming heeft gegeven. Vervolgens worden de gegevens van de kandidaat behandeld zoals in dit document beschreven. Alle contacten met de kandidaat verlopen primair via de vaste intermediair.
Persoonsgegevens die door de sollicitant of de vaste intermediairs aan Van Gelder worden doorgegeven (gegevens van sollicitanten), worden uitsluitend door Van Gelder gebruikt om een verantwoord, effectief en efficiënt wervings- en selectieproces mogelijk te maken. Van Gelder verwerkt de gegevens van sollicitanten alleen voor wervingsdoeleinden. De wervingsdoeleinden van Van Gelder zijn:
1. Het vergelijken van de gegevens van de sollicitant met de huidige vacatures bij Van Gelder
2. Onderzoeken of gegevens van de sollicitant kunnen leiden tot invulling van een functie binnen Van Gelder
3. De communicatie van wervings- en selectieprocedures van Van Gelder
4. Contact opnemen met sollicitanten om sollicitatiegesprekken te plannen
5. Het doorgeven van informatie aan sollicitanten over andere relevante vacatures
6. Indien het onderdeel is van de selectieprocedure: aan het bureau dat een assessment/psychologische/medische keuring afneemt;
7. Van Gelder kan de gegevens van de sollicitant gebruiken voor het analyseren van de tevredenheid van sollicitanten over het wervings- en selectieproces.
Met “verwerken” wordt bedoeld: het verzamelen, registreren, bewaren, organiseren, overdragen, aanpassen, wijzigen, opzoeken, raadplegen, gebruiken, beperken, bekend maken door middel van verzending, verspreiding of op andere wijze, vergelijken, blokkeren, vernietigen en wissen van wervingsinformatie.
3. Gegevens van sollicitanten
Van Gelder verzamelt en verwerkt gegevens van sollicitanten (vereist en optioneel) rechtstreeks of door middel van formulieren en/of aangehechte CV’s via de onder punt 1 genoemde kanalen. Van Gelder verzamelt en verwerkt ook gegevens van sollicitanten door middel van persoonlijke contacten, telefoongesprekken en/of email. Enkele voorbeelden van gegevens van sollicitanten zijn: contactgegevens van de sollicitanten (naam, geslacht, adres) opleiding van de sollicitanten (scholing, cursus), arbeidsverleden (vroegere werkgevers, referenties etc).
Van Gelder verzamelt en verwerkt geen gevoelige informatie over sollicitanten, zoals bijvoorbeeld gegevens die ras of etnische achtergrond, politieke of godsdienstige overtuiging, lidmaatschap van een vakbond, gezondheid of seksuele geaardheid. Indien wegens bepaalde omstandigheden gevoelige informatie over een sollicitant wordt verzameld, vraagt Van Gelder hiervoor uitdrukkelijk, schriftelijke toestemming van de sollicitant. Indien een sollicitant ongevraagd gevoelige persoonlijke informatie aan Van Gelder verstrekt geeft de sollicitant toestemming aan Van Gelder om deze te gebruiken voor wervingsdoeleinden. De gegevens van sollicitanten die door Van Gelder worden verzameld en verwerkt zijn adequaat, relevant en niet overbodig voor de specifieke doeleinden waarvoor ze worden verzameld en verwerkt.
4. Openbaar maken van gegevens van sollicitanten
Van Gelder kan, na toestemming van de sollicitant, bepaalde gegevens van sollicitanten onthullen aan derde partijen die diensten aan Van Gelder leveren. Bijvoorbeeld een assessmentbureau, indien bij de uitvoering van deze diensten gegevens van sollicitanten moeten worden gebruikt en/of gecreëerd voor de uitvoering van het wervings- en selectieproces. Van Gelder verkoopt en verhandelt geen gegevens van sollicitanten aan een derde partij. Van Gelder kan krachtens van toepassing zijnde wetten worden verplicht, bepaalde gegevens van sollicitanten te onthullen aan derden, bijvoorbeeld de bevoegde opsporingsautoriteiten.
5. Het bewaren van gegevens van sollicitanten
Van Gelder bewaart de gegevens van sollicitanten tijdens de wervings- en selectieprocedure. Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) verwijdert Van Gelder de gegevens van sollicitanten en alle identificerende kenmerken uit haar database, uiterlijk 4 weken na het vullen van de vacature. Van deze termijn wordt alleen afgeweken na toestemming van sollicitant. Dit bijvoorbeeld voor een toekomstige vacature. Deze toestemming geldt voor maximaal een jaar. Daarna worden de gegevens verwijderd. Gegevens die worden verkregen via een zogenaamde ‘open sollicitatie’ worden altijd 1 jaar bewaard.
6. Beveiliging
Van Gelder maakt gebruik van een aantal technische, fysieke en organisatorische beveiligingsmaatregelen om de integriteit, confidentialiteit en beschikbaarheid van de gegevens van sollicitanten te waarborgen. Van Gelder heeft beveiligingstechnologieën geïmplementeerd om de opgeslagen gegevens van sollicitanten te beschermen tegen toegang door onbevoegden, onjuist gebruik, wijziging, onwettige of abusievelijke vernietiging en/of verlies. Van Gelder tracht zoveel als financieel en technisch mogelijk haar beveiligingsprocedures uit te breiden naarmate nieuwe technologieën beschikbaar worden. De toegang tot gegevens van sollicitanten is beperkt tot medewerkers van Van Gelder die betrokken zijn bij de wervingsactiviteiten van Van Gelder. Medewerkers van Van Gelder zijn verplicht om privacy te respecteren van sollicitanten die de website van Van Gelder bezoeken om de gegevens van sollicitanten confidentieel te houden. Van Gelder zorgt voor adequate beveiligingsmaatregelen ter bescherming van handmatige en elektronische verwerking van de gegevens van sollicitanten en ter voorkoming van eventueel misbruik ervan. Van Gelder waarborgt ook (contractueel) dat derde partijen en bedrijfsonderdelen die namens Van Gelder gegevens van sollicitanten verwerken, adequate maatregelen treffen conform de wettelijke eisen.
7. Contact
Deze contactinformatie kan alleen worden gebruikt voor vragen in verband met privacy. Informatie over vacatures bij Van Gelder of andere vragen die niet over privacy gaan, worden niet beantwoord. Stuur uw vragen over deze recruitment privacyverklaring of over de manier waarop Van Gelder gegevens van sollicitanten verzamelt en verwerkt naar .